Beruházás támogatás

A gazdasági környezet aktuális kihívásai előtérbe helyezik az optimalizálási és költségcsökkentési törekvéseket. A beruházások száma várhatóan csökken, a tőlük elvárt hasznosság viszont jelentősen megnő.

 A beruházások gyenge teljesítménye alapvetően hét sikertelenségi tényezőre vezethető vissza:

1. A projekt terjedelem (scope) változása

• Rosszul definiált eredeti scope
• Rosszul felmért megrendelői  igények
• Hiányosan felmért változási  folyamatok
• Előre jelezhetetlen változási folyamatok

2. A költségek/határidők alultervezése

• Túlzottan optimista hozzáállás
• Tapasztalati értékbázis hiánya
• Kritikus anyagi vagy időbeni  korlátok

3. Elégtelen támogatás a felső vezetés részéről

Hiányos informáltság:

• a várható eredményekről
• a várható kockázatokról
• a szükséges támogatás módjáról

4. Félreértés a projekt végterméke tekintetében

• Rosszul feltárt megrendelői  igények
• Rosszul dokumentált célok,  termékek
• Rosszul megrendelt megvalósítás

5. Körülmények megváltozása

• Előre látható módon
• Előre nem látható módon

6. Erőforrások/erőforrás koordináció elégtelensége

• Erőforrások szűkössége
• Hiányzó PMI illetve PM szaktudás

7. Személyi ellenállás a projekt csapaton kívül

• Rosszul felmért érintetti kör
• Rosszul felmért közvetett és  közvetlen motivációk

Ezen tényezők a klasszikus projektmenedzsment tevékenységekkel csak részben orvosolhatóak, mivel nagy részük hatékony kezelése a projekt alapítása előtt valósulhat csak meg, a beruházás előkészítési szakaszában. A projektek sajátossága továbbá az is, hogy az érintettek befolyása a projekt előkészítési szakaszában a legnagyobb a változtatások költsége pedig akkor a legkisebb. Tehát ha az előkészítési szakaszban hibákat követtünk el, akkor az a projekt további szakaszaiban már csak részben, egyre növekvő költségek mellett korrigálható.

• csak a terhelés mértékében kell igénybevenni és nem kell finanszírozni az állásidőkben
• a megfelelő kompetenciát szélesebb szakértői csoportból képesek összeállítani
• külső személyként új megközelítéseket hozhatnak a projektekbe

• A megrendelői oldalon az előkészítési szakaszban kell a legtöbb erőforrást és szaktudást allokálni!
• Ha kevés az emberi erőforrás és a projektek kapacitáscsúcsokban jelentkeznek, akkor megfelelő külsős kapacitásokról kell gondoskodni!
• Kezelni kell a sikertelenségi tényezőket!
• Maximalizálni kell a beruházások eredményességét!

1. Beruházás tervezés

Üzleti, szervezési és menedzsment igények specifikálása, megvalósíthatóság tervezés, specifikálás.

Igénydefiniálás

• Meghatározásra kerülnek az érdekelt felek
• Egyeztetésre kerülnek a célkitűzések, a prioritások és a kritikus sikertényezők

• Az igénydefiníciós dokumentumban meghatározott célok elérését célzó megoldási módozatok kidolgozása
• Megoldási módozatok bemutatása, döntés előkészítés

2. Pályázat mendzsment

Üzleti, szervezési, menedzsment és IT területeken igényspecifikálás, pályázat összeállítás, kiírás, kiértékelés, döntés előkészítés. 

Felmérési szakasz

• Meghatározásra kerülnek a közös munka szabályai, azaz definiálásra kerül a projekt
• Egyeztetésre kerülnek az ügyfél elvárásai, igényei
• Begyűjtésre kerülnek a kiírással kapcsolatos műszaki, formai és az elbírálásra vonatkozó követelmények

• Kialakításra kerül a Pályázati kiírás, az Ajánlattételi meghívás dokumentuma és a Szerződés tervezet.
• A Megbízó által elfogadásra kerülnek a dokumentumok
• A Megbízó lebonyolítja a meghívást a felmerülő kérdések megválaszolását és az ajánlatok beérkeztetését.
• A Megbízó továbbítja a beérkezett pályázatokat.

• A beérkezett pályázatokat az előzetes kritériumok alapján való kiértékelése
• Kizárásra kerülnek a formailag vagy tartalmilag nem kielégítő pályázatok
• Javaslat a pályázó kiválasztására az előzetesen definiált követelmények alapján

3. Projekt mendszment

Projektalapítás, adminisztráció, projektvezetés, szakmai képviselet, beszállítói kapcsolattartás, erőforrás optimalizáció.

Kezdeményezés

• Megalapozásra kerül a projekt
• Definiálásra kerül a projekt feltételrendszere

• Meghatározásra kerülnek a célok, feladatok, kritikus sikertényezők, felelősök
• Meghatározásra kerül az ütemterv
• Elfogadásra kerül a Projekt Definíciós Dokumentuma

• Rendszeres projektvezetői értekezletek a vállalkozókkal
• Ütemterv követése, módosítása, határidők betartatása
• Projekt adminisztrálása
• Problémakezelés

• Döntés előkészítés a zárásra
• Projektzárás
• Projekttapasztalatok értékelése, okulás a projektből

4. Projekt minőségbiztosítás

 Szakmai képviselet, szakmai ellenőrzés, minőség koordináció.

Kezdeményezési, tervezési szakaszban

• Projektalapító dokumentum (PDD) előkészítése.
• Dokumentum vázlatának előkészítése, javaslat a felelősségek, feladatkörök definiálására.
• Közreműködés a projekt szabályrendszerének kialakításában, egyeztetésében.
• Közreműködés a Projekt terv / munkaterv előkészítésében, illetve ellenőrzésében.

• Interjú folyamat szúrópróbaszerű ellenőrzése.
• Részvétel a rendszeres projektvezetői megbeszéléseken
• A rendszeres és rendkívüli emlékeztetők ellenőrzése, véleményezése, esetenként kijavítása.
• Projektközi, előzetes anyagok ellenőrzése, leszállított termékek felülvizsgálata.
• Az ajánlatban kért termékek, illetve azok előállítása során létrejövő előzetes anyagok átadását követően azok felülvizsgálata szakmai szempontok alapján.

• Javaslattétel az átvételre, hibajegyzék készítése a projektközi és a projektzáró, leadott anyag felülvizsgálatok vonatkozásában.
• A kért termékek szakmai szempontú átvizsgálás során gyűjtött tapasztalatok összefoglalása egy döntés előkészítő dokumentum és szóbeli prezentáció keretein belül, mely javaslatot tartalmaz az elfogadásra, annak esetleges feltételeire, hibajegyzékben rögzített nem megfelelősségekkel alátámasztva.